Je kunt een afwezigheidsbericht instellen op WhatsApp Business door in de app naar 'Instellingen' te gaan, 'Bedrijfshulpmiddelen' te openen en op 'Afwezigheidsbericht' te tikken. Zet de schakelaar aan, typ je automatische antwoord en sla de wijzigingen op. Klanten krijgen zo direct een reactie wanneer je gesloten of even niet bereikbaar bent.
De exacte menuknoppen verschillen licht tussen een iPhone en een Android-telefoon. Naast de tekst zelf bepaal je met een slimme planning en het selecteren van specifieke ontvangers precies wie jouw zakelijke out of office te zien krijgt. Gebruik direct kopieerbare voorbeeldteksten om je automatische begroeting vandaag nog professioneel in te richten.
Hoe kan ik een automatisch afwezigheidsbericht instellen op WhatsApp Business?
Waar vind je de exacte knoppen om dit op jouw toestel aan te zetten? Zorg allereerst dat je de specifieke WhatsApp Business app hebt geïnstalleerd. In de normale app ontbreekt deze functie voor een automatisch bericht namelijk. Volg daarna deze stappen om je afwezigheidsbericht in te stellen:
-
1
Open de app en navigeer naar de instellingen. Op een iPhone (iOS) tik je rechtsonder op 'Instellingen'. Bij Android tik je via de drie puntjes rechtsboven op 'Instellingen'.
-
2
Kies in het menu voor 'Bedrijfshulpmiddelen' of 'Zakelijke tools' en tik daarna op 'Afwezigheidsbericht'.
-
3
Zet de schakelaar bij 'Afwezigheidsbericht verzenden' aan om de functie daadwerkelijk te activeren.
-
4
Bewerk de standaardtekst naar jouw eigen automatische antwoord en stel je planning in. Vergeet niet rechtsboven op 'Opslaan' te tikken, anders verstuurt je zakelijk WhatsApp niks.
Planning en ontvangers instellen voor je out of office
Je hebt maximaal 1024 tekens voor je tekst, maar de timing en doelgroep zijn minstens zo belangrijk. Naast de inhoud is het cruciaal om in te stellen wanneer het bericht verstuurd wordt en naar wie. Een verkeerde instelling zorgt er namelijk voor dat vaste klanten ongewenste automatische berichten krijgen.
Welke planning kies je?
Je sluit vrijdagmiddag je laptop en wilt tot maandagochtend geen zakelijke appjes beantwoorden. Of je bent twee weken op vakantie en laat je werktelefoon thuis. Voor zulke momenten heeft WhatsApp Business een passende planning. Zo weten klanten direct waar ze aan toe zijn.
| Planningsoptie | Hoe het werkt | Wanneer kies je dit? |
|---|---|---|
| Buiten openingstijden | Het bericht wordt alleen verstuurd buiten je ingestelde kantooruren. | Ideaal voor dagelijks gebruik. Klanten krijgen in de avond of het weekend direct een reactie. |
| Aangepast schema | Je kiest zelf een exacte start- en einddatum met bijbehorende tijden. | Perfect voor een specifieke periode, zoals een vakantie of een lang weekend. |
| Altijd verzenden | Elk inkomend bericht krijgt direct dit automatische antwoord. | Handig als je voor langere tijd helemaal niet bereikbaar bent en iedereen direct een reactie moet krijgen. |
Wie ontvangt het bericht?
Kies heel bewust wie jouw automatische reactie krijgt. Je wilt natuurlijk niet dat een vaste leverancier of zakenpartner drie keer per weekend exact hetzelfde out-of-office bericht ontvangt. WhatsApp Business geeft je daarom drie opties voor de doelgroep:
Met de instelling 'Iedereen' krijgt elk nummer dat jou appt direct het bericht. Dit werkt goed als je wilt dat zowel nieuwe leads als je bestaande contacten meteen op de hoogte zijn van je afwezigheid.
Gebruik 'Iedereen behalve...' om specifieke mensen over te slaan. Zo sluit je eenvoudig vaste klanten, collega's of familieleden uit van de automatische reactie. Scheelt weer irritatie.
Vink 'Alleen verzenden naar...' aan als je het bericht uitsluitend naar een selecte groep wilt sturen. De rest van je contacten merkt dan helemaal niets van je afwezigheidsbericht.
Kan je een voorbeeld van een afwezigheidsbericht in WhatsApp geven?
Een sterk afwezigheidsbericht is kort en vertelt de afzender direct wanneer je weer bereikbaar bent. Je hebt in de app ruimte voor 1024 tekens, maar in de praktijk leest niemand een lang verhaal. Kopieer gerust deze voorbeelden voor jouw zakelijke WhatsApp:
Voor de avonden en weekenden buiten openingstijden werkt een duidelijke verwijzing naar de volgende werkdag het best: 'Bedankt voor je bericht! We zijn momenteel gesloten. We reageren de volgende werkdag. Bij spoed, mail naar [email].'
Tijdens een vakantie koppel je het aangepaste schema aan deze tekst: 'Bedankt voor je interesse! Wegens vakantie zijn wij afwezig tot [datum]. Daarna beantwoorden we je bericht zo snel mogelijk.'
Zit je in een bespreking of is het erg druk? Stuur dan overdag deze snelle ontvangstbevestiging: 'Hoi! We hebben je bericht goed ontvangen. Omdat we momenteel in bespreking zijn, reageren we binnen 24 uur.'
Verwerk je dagelijks veel zakelijke WhatsApp-berichten aan je bureau? Zet je toestel dan in een stabiele bureaustandaard van bijvoorbeeld Mobigear of iOttie. Dit werkt veel ergonomischer dan de telefoon steeds oppakken om het scherm te lezen of te typen.
Waarom werkt mijn afwezigheidsbericht niet?
Kun je een afwezigheidsbericht instellen via de normale WhatsApp?
Nee, dit werkt alléén op de speciale WhatsApp Business app, niet op je privé WhatsApp. Als je de functie nergens in je menu ziet staan, gebruik je waarschijnlijk de normale versie. Download in dat geval eerst de zakelijke app via de Google Play Store of Apple App Store.
Heeft mijn telefoon internet nodig voor een automatisch antwoord?
Ja, zonder actieve wifi of 4G/5G kan je telefoon geen automatische antwoorden versturen. Controleer dus altijd je actieve internetverbinding. Het toestel moet online zijn om inkomende berichten te ontvangen en direct jouw ingestelde tekst terug te sturen.
Waarom verstuurt de app mijn bericht niet als mijn scherm uit staat?
Dit komt meestal doordat de batterijbesparingsmodus van je telefoon aan staat. Deze modus blokkeert vaak achtergrondactiviteiten om stroom te besparen. WhatsApp pauzeert dan op de achtergrond, waardoor het systeem weigert het afwezigheidsbericht te versturen.
Waarom werkt de optie 'buiten openingstijden' niet?
Dit gebeurt wanneer je openingstijden in je bedrijfsprofiel niet correct zijn ingevuld. Zorg dat deze uren kloppen als je de optie 'Buiten openingstijden' gebruikt. Zonder ingevulde uren weet de app simpelweg niet wanneer je gesloten bent en blijft het bericht hangen.
Je hebt nu een professioneel out-of-office bericht ingesteld via de instellingen van WhatsApp Business. Met een duidelijke tekst, de juiste planning en een specifieke doelgroep weten klanten precies waar ze aan toe zijn als je even afwezig bent. Dat schept direct de juiste verwachting.
Wil je jouw zakelijke werkplek verder optimaliseren? Bekijk dan de handige telefoonhouders voor op je bureau bij hoesjesdirect.nl, zodat je inkomende chats comfortabel verwerkt. Stuur nu eerst vanaf een ander nummer een testbericht naar je eigen zakelijke account. Zo controleer je direct of je automatische antwoord goed doorkomt.
